Vier Tools, mit denen Sie Wissen organisieren, finden und nutzen können
Kennen Sie das Gefühl? Sie sitzen vor dem Computer und arbeiten gerade an einer Präsentation. In ihrem Kopf rumort es. Sie wissen, dass Sie vor gar nicht langer Zeit irgendwo einen Artikel über eine interessante Studie gelesen haben. Die Ergebnisse würden nur zu gut in die Präsentation passen. Leider finden Sie Ihre Aufzeichnungen nicht wieder. Wenn Sie nur wüssten, an welcher Stelle Sie den Beitrag gelesen haben!
Für kreative Wissensarbeiter ist es immer eine große Herausforderung die vielen verschiedenen Eindrücke, die sie so in Gesprächen, Diskussionen oder im Web aufsaugen, zu organisieren und zu einem späteren Zeitpunkt zu nutzen. Klebezettel verschwinden, Dokumente werden in den falschen Ordnern abgespeichert oder Impulse geraten einfach in Vergessenheit. Ich stellen Ihnen hier vier Tools vor, mit denen Sie Ihr Wissen organisieren, auffindbar machen und so aufbereiten, dass Sie und andere damit arbeiten können.
Evernote
Im digitalen Notizbuch Evernote können Sie alles sammeln, was Ihnen wichtig ist.
Mit Evernote können Sie Text, Links und Dateien in Ihren persönlichen Notizblöcken sammeln und organisieren. Bei der Erstellung von to-do-Listen helfen abhakbare Kontrollkästchen. Die fertigen Notizen können Sie mit Schlagwörtern versehen, um eine spätere Auffindbarkeit zu erleichtern. Legen Sie mit der Erinnerungsoption fest, wie und wann Sie an diesen Task erinnert werden möchten (zum Beispiel per E-Mail oder Push-Nachricht über die Evernote-App).
Das Tool bietet eine Browser-Erweiterung an, mit der Sie Webinhalte markieren und in ihre persönlichen Notizen ablegen können. Mit Evernote können Sie jederzeit und mit jedem Gerät auf dieselben Notizen und gespeicherten Inhalte zugreifen. Über Facebook, LinkedIn, Twitter oder per Link teilen Sie die Inhalte mit anderen Personen. Eine Bearbeitung durch Dritte ist allerdings nicht möglich.
Damit Sie Ihr gespeichertes Wissen besser organisieren können, empfehle ich Notizbücher. Neu erstellte Notizen können Sie damit beim Verfassen gleich in die richtige Kategorie einordnen. Notizen und Bücher können jederzeit von Ihnen gelöscht werden. Evernote ist in der Basisversion kostenfrei nutzbar. Allerdings ist eine Anmeldung erforderlich.
Google Notizen
Google Notizen ist die Alternative für Registrierfaule. Personen, die einen Google–Account besitzen, so wie mehr als 70 Prozent der deutschen Smartphonekäufer, können auf das Tool zugreifen. Im Aufbau ähnelt es Evernote. Die Notizen können auch hier über eine E-Mail-Einladung zur Bearbeitung freigegeben werden. Mitarbeiten können Personen aber nur, wenn sie selbst einen Google-Account besitzen. Eine Notizbücherfunktion habe ich nicht gefunden, dafür können Notizen verschlagwortet werden. Die Anzahl dieser Labels ist allerdings auf 50 begrenzt.
Zusätzlich können die einzelnen Notizen farbig markiert werden, wodurch das Tool mehr den Charakter einer Klebzettelsammlung hat. Die einzelnen Notes können Sie mit einer zeitlichen Erinnerungsmarke versehen. Außerdem gibt es die Möglichkeit eine örtliche Erinnerung einzurichten. Dazu müssen Sie der Notizen-App die Rechte einräumen, die GPS-Daten abzufragen. Lassen Sie Ihr GPS eingeschaltet, werden Sie automatisiert an den Notizzettel erinnert, wenn Sie den vorher festgelegten Ort erreicht haben.
In der App können Sie auch Sprachnachrichten speichern und von der Spracherkennung verschriftlichen lassen. Mit der Smartphone-Kamera erstellen Sie Notizen mit Bildern. Das Tool verfügt auch über ein einfaches Zeichentool. Der Google-Browser Chrome stellt Ihnen eine Browser-Erweiterung zur Verfügung,mit der Sie Fotos, markierte Textstellen oder Webinhalte in der eigenen Notizwand abspeichern können. Die Inhalte werden natürlich über verschiedene Geräte synchronisiert. Google Notizen ist bei mir erste Wahl. Allerdings begibt man sich mit diesen Tools noch weiter in das Google-Universum.
Trello
Arbeitsprozesse flexibel organisieren mit Trello
Trello ist ein starkes Tool bei der Organisation von Arbeitsaufträgen. Sie können auch hier Notizen und Ideen anlegen und strukturieren. Der große Vorteil des Tools liegt aber darin, dass es die Fortschritte bei der Erledigung verschiedener Aufgaben sichtbar macht.
Mit Trello können Sie Karten mit Notizen, Verlinkungen und Dateianhängen erstellen. In seiner Handhabung ist es aber nicht so intuitiv, wie Evernote oder Google Notizen. Das Tool eignet sich dafür, Aufgaben zu strukturieren oder die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zu koordinieren. Dafür laden Sie einfach die verschiedenen Teammitglieder per E-Mail-Benachrichtigung in Trello ein.
Wollen Sie eine gemeinsame Aufgabe strukturieren, legen Sie ein Board mit Listen an. Nach unseren Erfahrungen hat sich eine Dreiteilung mit den Listen „To-Do“, „Doing“ und „Done“ als praktikabel erwiesen. Dann erstellen Sie oder Ihre Kollegen Arbeitsaufträge, terminieren diese und legen Bearbeiter fest. Der Verantwortliche erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Nimmt er den Arbeitsauftrag an, zieht er das Paket in die Liste „Doing“, nach Erledigung kann das Paket in „Done“ verschoben werden. So ist für jedes Boardmitglied klar, welche Person gerade an welcher Aufgabe arbeitet. Zusätzlich kann das Team in den einzelnen Karten ähnlich wie in einem Chat kommunizieren.
MindMeister
Visualisierung von Arbeitsaufträgen und Ideensammlung bei MindMeister
MindMeister ist ein wirklich umfangreiches Werkzeug für die Visualisierung von Ideen (Notizen oder Plänen), die Arbeitsorganisation und die Präsentation von Mindmaps. Im Mindmap-Editor können Sie Text, Fotos oder andere grafische Elemente in freien oder vorgefertigten Layouts anordnen. An jeder Mindmap können Sie simultan mit anderen Kollegen über verschiedene Bildschirme arbeiten. Eine integrierte Chatfunktion erleichtert die virtuelle Zusammenarbeit. Wenn Sie Ihre Notizen als Arbeitsaufträge mit Verantwortlichkeiten und Fristen definieren, wird aus dem Mindmap-Editor ein umfangreiches Projektmanagement-Tool. Haben Sie die Arbeit an einer Mindmap beendet, können Sie frei auswählbare Abschnitte der Mindmap markieren und in eine Präsentation umwandeln. MindMeister erstellt dann eine dynamische Präsentation der Ideensammlung.
Es gibt noch sehr viel mehr Tools, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren können. Die vorgestellten Programmen kenne ich ich aber aus eigener Erfahrung. Nutzen Sie andere Werkzeuge? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht.
