Dynamic Facilitation – So nutzen wir die Methode, um Projekte auszuwerten

Kennen Sie Dynamic Facilitation? Ich hatte bis vor kurzem auch noch nie davon gehört. Gern möchte ich im Blog meine Erfahrungen mit der Dynamic Facilitation Moderation mit Ihnen teilen. Die Methode haben wir in abgewandelter Form genutzt, um Erfolgsfaktoren eines Projektes zu identifizieren und Empfehlungen für zukünftige Projekte zu entwickeln.

 

Das Projekt ist gelaufen, warum sollen wir da noch einmal zurückblicken?

In den letzten Wochen haben Sara, Torben, Stephan und ich in einer Projektgruppe das ime Trainertreffen 2017 organisiert und durchgeführt (ein Blogbeitrag dazu erscheint in Kürze). Projekte, seien sie auch noch so klein, unterscheiden sich ja immer in Zielsetzung, Budgetvorgaben und Zeit. Hinzu kommen die unterschiedlichen Erfahrungen, das Vorwissen und die persönlichen Interessen der beteiligten Kollegen, welche die Zusammenarbeit im Projektteam beeinflussen. Nach Abschluss des Projekts ist die Rückschau eine gute Möglichkeit, die Stimmung im Team zu erfassen. Was lief gut? Welche Herausforderungen gab es? Welche Empfehlungen können für das nächste Projekt gewonnen und geteilt werden?

 

Dynamic Facilitation mal anders

Dynamic Facilitation ist ursprünglich eine Methode mit der hoch emotionale und verfahrene Projekte oder Gruppen wieder zu einer arbeitsfähigen Basis geführt werden können. In solchen Situationen denken Menschen nicht linear, sondern wollen einfach nur alles, was sie an der Situation stört, rauslassen. Dynamic Facilitation lässt diesen Freiraum zu.

 

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass sich dieser Prozess auch für andere Arbeitssituationen anbietet. Teams funktionieren, wenn sich Menschen trauen, sich auch kommunikativ in die Gruppe einzubringen. Manche Personen fühlen sich in Meetings unsicher oder gehemmt. Vielleicht wollen sie nichts „Falsches“ sagen. Oder sie haben den Eindruck, dass sie mit ihrer Meinung allein dastehen. Mit der Dynamic Facilitation Moderationstechnik erhalten alle Teilnehmer einen großen Spielraum sich zum Thema zu äußern

 

Dynamic Facilitation lässt alle Teilnehmer zu Wort kommen

Marion, die uns bei der Reflektion als Moderatorin unterstützte, hat uns eingeladen,

  • ganz wir selbst zu sein,
  • unsere eigene Meinung nicht der Gruppenmeinung unterzuordnen,
  • „ihre“ Charts mit unseren Gedanken in Besitz zu nehmen und
  • auf die eigenen Gefühle zu achten und wenn möglich auch einzubinden.

 

Zuerst hatte Stephan die Möglichkeit, das Projekt aus seiner Sicht zu beschreiben. In vielen Fällen erteilt der Moderator zuerst dem Projektleiter das Wort, manchmal ist es die Person, die emotional am stärksten mit dem Thema verbunden ist. Eine feste Ordnung ist aber nicht vorgesehen. Wichtig ist nur, dass jeder Teilnehmer die Möglichkeit hat, sich in ähnlichem Umfang ohne Unterbrechung durch andere Teilnehmer zu äußern.

 

Moderatoren strukturieren die verschiedenen Beiträge

Als Moderatorin hat Marion die Aufgabe, aufmerksam zuzuhören und

  • die Redebeiträge rückzuspiegeln,
  • uns zu helfen, das zu äußern, was uns wirklich bewegt,
  • uns aus der Reserve zu locken
  • und das „Juwel“ in jedem Redebeitrag zu finden.

 

Dafür hat Marion unsere geäußerten Gedanken in die vier Felder Herausforderungen/Fragen, Lösungen/Ideen, Bedenken/Einwände, Informationen/Sichtweisen eingeordnet und auf Whitepaper notiert.

dynamic facilitation Ablauf

Das ist der Ablauf bei Dynamic Faciliation: In diese vier Gruppen werden die Teilnehmerbeiträge eingeordnet.

In den meisten Fällen beginnen die Teilnehmer darüber zu reden, was schief gelaufen ist. Diese Beiträge werden in Sichtweisen oder Bedenken eingeordnet. Viele Redebeiträge enthalten dann auch gleich persönliche Problemlösungen. Diese Antworten nimmt der Moderator in die entsprechende Kategorie auf. Sollten vom Teilnehmer keine Vorschläge für eine andere Vorgehensweise kommen, fragt der Moderator danach und notiert sie. So füllen sich nach und nach die Whitepaper. Ist der gesamte Prozess des Zuhörens und Leitens mit einem Teilnehmer abgeschlossen, wendet sich der Moderator an die nächste Person.

 

Durch Fokussierung einen gemeinsamen Nenner finden

Diese Phase findet sein Ende, wenn alle Teilnehmer ihre Gedanken losgeworden sind. Der Moderator würde dann darauf warten, dass innerhalb der Gruppe ein Erkenntnisprozess auf Grundlage der strukturierten Beiträge in Gang kommt und Handlungsschritte aus der Mitte heraus entwickelt würden. Dies kann je nach Gruppendynamik viel Zeit in Anspruch nehmen.

Das waren unsere Whitepaper nach der Gesprächsrunde.

Wer schneller zu einem Ergebnis kommen möchte, kann sich, so wie wir das getan haben, die Gesamtschau nehmen und auf die wesentlichen Aspekte eingrenzen. Dafür hat Marion jedem von uns drei Markerpunkte gegeben. Unter der Fragestellung, „Was hat aus unserer Sicht das Projekt zum Erfolg gemacht“ konnte jeder für sich die wichtigsten Aspekte aus der Gesamtschau ziehen. Damit konnten wir schon einmal die Erfolgsfaktoren unseres Projekts identifizieren und in einem anschließenden kurzen Statement eine Empfehlung für Folgeprojekte aussprechen. Diese wollen wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten. Ich denke, dass diese auch für Ihre Projekte interessant sein könnten.

 

Unsere drei Empfehlungen, damit neue Projekte erfolgreich verlaufen

  1. Den Projektauftrag klären
    Wir haben gemerkt, dass es für den Projekterfolg extrem wichtig ist, die Erwartungen der Stakeholder in Bezug auf das Projekt zu klären. Dabei gilt erstens: Stimmen Sie ab, welche Freiheiten bei der Gestaltung des Projekts gegeben sind. Einerseits beinhaltet ein klassischer Projektauftrag oft detaillierte Erwartungen (Meilensteine, spezifische Stakeholder, genaue Leistungsmerkmale) des Auftraggebers. Andererseits startet ein Projekt auch schon dadurch, dass eine Person vorab entscheidet, dass etwas passieren muss. Dann hat das Projektteam die alleinige Verantwortung dafür, was, wann, wo, wie und durch wen geschieht. Zweitens: Fragen Sie die Wünsche und Vorstellungen derjenigen, die ein Interesse am Projekt haben, direkt ab.
  2. Erst einmal im Team Klarheit schaffen
    Wie kann das Projektziel aussehen? Wie erreichen wir es? Das sind Fragen, die innerhalb des Teams klar sein müssen. Es geht vor allem darum, der Kreativität freien Lauf zu lassen. Wenn Ideen zu schnell vorgestellt werden oder Feedback eingeholt wird, verringert sich der Gestaltungsrahmen des Projektteams.
  3. Kommunikationskonzept erstellen
    Hier wird vor allem festgelegt, welche Personen zu welchem Zeitpunkt welche Informationen erhalten müssen.

 

Fazit:

Klassische Moderationstechniken handeln Problembeschreibung und Lösungsfindung in aufeinanderfolgenden Schritten ab. Dynamic Facilitation ist kein streng linearer Moderationsprozess. Die Teilnehmer lassen ihre Gedanken frei spielen und finden in einem selbstorganisierten Rahmen eine Lösung. Diese Moderationstechnik lässt eine schöpferische Gruppendynamik zu, mit der komplexe Themen durchdrungen werden können. Auch wenn diese Moderationsmethode üblicherweise bei emotional aufgeladenen Themen empfohlen wird, haben wir in unserem sachbezogenen Lessons-learned Workshop davon stark profitiert.

 

Photo by Nik MacMillan on Unsplash

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