Fünf Fehler, die Sie in Ihrem Projekt nie machen sollten

Projektarbeit nimmt schon jetzt über ein Drittel der Gesamtarbeitszeit in deutschen Unternehmen ein – Tendenz weiterhin steigend. Über siebzig Prozent der Projekte werden in Deutschland erfolgreich abgeschlossen und bewegen sich im Korridor des magischen Zieldreiecks – Ergebnis, Kosten und Zeit. Das heißt aber auch, dass bei fast einem Drittel der angestoßenen Projekte etwas schief läuft. Ich zeige Ihnen heute fünf Fehler, die den Projekterfolg gefährden.

 

Stellen Sie sich vor, das Unternehmen, in dem Sie beschäftigt sind, möchte die Kommunikation mit den Kunden optimieren. Die Geschäftsführung tritt an Sie heran, macht Sie zum Projektverantwortlichen und fordert von Ihnen, in einem festen Zeitrahmen Ergebnisse zu liefern. Damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, sollten Sie diese fünf Fehler nie machen:

 

Die Projektdefinition vernachlässigen: Ist eigentlich alles ein Projekt?

Die Projektdefinition ist die Basis des Projekterfolgs.Die Projektdefinition bildet die Grundlage für den späteren Projekterfolg. Deshalb legen Sie hier die inhaltlichen Vorgaben für die anschließende Projektplanung verbindlich fest. Machen Sie sich klar, welche Aufgaben zum Projekt gehören und welche Leistungen von anderen erbracht werden. Treten bereits hier Mängel auf, ziehen sich diese wie ein roter Faden durch den weiteren Verlauf und können sogar zum Scheitern des gesamten Projektes führen.

 

Unrealistische Projektziele verfolgen: Ist der Weg das Ziel?

Projektziele bestimmen den Plan.Soll der Leitspruch, der vielleicht für die Wanderung durch eine reizvolle Landschaft gilt, auch im Unternehmenskontext angewendet werden? Wohl eher nicht. Ohne Projektziel und entsprechende Teilziele können Sie keine ergebnisorientierte Projektplanung durchführen. Das ist zwar banal, aber denken Sie an den Projektauftrag, den Sie von Ihrer Geschäftsführung erhalten haben. Ist der Auftrag, die Kundenkommunikation zu optimieren, ein erreichbares Ziel? Was heißt das überhaupt? Sollen Kundenanfragen schneller bearbeitet werden oder soll der Bearbeitungsprozess neu strukturiert werden? Schaffen Sie Klarheit und gleichen Sie die Erwartungen über das zu erreichende Ergebnis mit der Geschäftsführung und dem Projektteam ab.

 

Die falsche Projektorganisation wählen: Kann sich Unordnung nicht auch positiv auswirken?

Die Projektorganisation bestimmt die Zuständigkeitsbereiche.Nein, wenn bei einem Projekt Zuständigkeiten oder Weisungen unklar sind, führt das in vielen Fällen ins Projektchaos. Die richtige Organisationsstruktur hängt von bestimmten Auswahlkriterien wie Umfang, Komplexität oder Mitarbeitereinsatz ab. In unserem Beispiel soll der Bearbeitungsprozess der Kundenanfragen neu gestaltet werden. Das Projekt hat also eine große Relevanz für das gesamte Unternehmen und ist sehr komplex. In so einem Fall müssen Sie als Projektverantwortlicher direkten Einfluss auf die Beteiligten haben und weisungsbefugt sein. Als reiner Projektkoordinator, der die Projektstände an die Geschäftsführung weiterleitet und darüber hinaus keinen Gestaltungsspielraum hat, wäre es unmöglich, ein so umfangreiches Projekt erfolgreich zu steuern.

 

In der Projektstruktur verirren: Ohne Kompass gehts nicht.

Der Projektstrukturplan hilft bei der Orientierung im Projekt.Nur wenn Sie sich über die Projektstruktur im Klaren sind, können Sie Ihre Kontroll- und Steuerungsfunktion wahrnehmen. Am Anfang steht deshalb der Projektstrukturplan. Hier definieren Sie die Projektaufgaben, beginnen diese zu clustern und schnüren Teilaufgaben und Arbeitspakete. Diese Festlegungen bilden gleichzeitig die Grundlage für eine Abschätzung des zeitlichen Aufwands und der Kosten. Im Phasenplan legen Sie die zeitliche Struktur fest. Beide Pläne sind wichtige Instrumente, damit Sie die Orientierung in Projekten nicht verlieren.

 

Die Risiken unterschätzen: Bangemachen gilt nicht!

ProjektrisikenProjekte sind ständig inneren und äußeren Risiken ausgesetzt und es wird Ihnen nicht gelingen alle Risiken im Voraus zu ermitteln. Lassen Sie sich davon aber nicht einschüchtern. Übertriebene Furcht ist hier genauso falsch am Platz wie der Umstand, ganz auf ein Risikomanagement zu verzichten. Als Projektverantwortlicher ist es ihre Aufgabe, mögliche Risiken im Projektzeitraum zu erkennen, zu analysieren und zu bewerten. Verhindern Sie, dass aus Risiken projektgefährdende Probleme werden.

 

Fazit:

Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement legt dar, dass bei der Hälfte aller Projekte die Stakeholder mit der Projektabwicklung unzufrieden waren. Es scheint also an wichtigen Schnittstellen innerhalb des Projektmanagements immer wieder zu haken. Fünf häufige Fehlerquellen, die Projekte scheitern lassen, liegen in der Definition, den Zielen, der Organisation, der Struktur und den Risiken. In unserem Whitepaper verraten wir Ihnen, wie Sie diese Fehlerquellen ausschalten und zielgerichtet die Grundlage für den erfolgreichen Projektabschluss legen.

 

So gelingt der erfolgreiche Projektabschluss:

  • 20 Seiten geballtes Wissen für die gelungene Projektarbeit
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