Meetings effizient gestalten – So kommen Sie in Meetings auf den Punkt

Meetings sind Zeitfresser und Geldvernichtungsmaschinen. Diesen Eindruck kann man gewinnen, wenn man diversen Studien glauben darf. Sollen Unternehmen ihre Konsequenzen ziehen und ganz auf Meetings verzichten? Oder ist es nicht viel sinnvoller, Meetings so zu gestalten, dass sie die Kooperation und Prozesse im Unternehmen verbessern? Unser Gastautor Michael Steffens hat dazu eine klare Meinung.

 

Viel Zeit geht in Meetings dadurch verloren, dass Gesprächsbeiträge nicht auf den Punkt gebracht werden. Oft verlieren die Teilnehmenden das Meetingziel aus den Augen. Sie umkreisen das Thema wie Satelliten die Erdumlaufbahn. Da kann es schon einmal vorkommen, dass man sich fragt, was das Ganze gebracht hat. Und im schlimmsten Fall schleicht sich der Gedanke ein, dass die Zeit am Schreibtisch produktiver gewesen wäre!

 

Meetings ohne Ergebnis vernichten Werte!

Meetings ohne Ergebnisse nerven. Sie kosten wertvolle Arbeitszeit, stören den Arbeitsprozess und nutzen nur dem, der gerade nichts Besseres zu tun hat. Ergebnislose Meetings vernichten Werte.

 

Die Ursachen für ergebnislose Meetings sind vielfältig

Nach meiner Erfahrung sind die Ursachen für ergebnislose Meetings in drei entscheidenden Aspekten zu suchen. Oft ist in der Organisation des Meetings das Scheitern schon angelegt. Werden die Gesprächsteilnehmer nicht richtig auf das Meeting vorbereitet, bleiben Themen und Zielsetzung unklar. Dann ist es nur folgerichtig, dass die Teilnehmer während des Meetings Sinn und Zweck des Gesprächsgegenstandes hinterfragen und das eigentliche Thema „aufbohren“.

 

Eine weitere Quelle des Meeting-Desasters liegt in der Persönlichkeit der teilnehmenden Personen. Es gibt Menschen, die solche Arbeitstreffen nutzen, um sich zu profilieren. Sie stellen ihren Geltungsdrang und die eigene Selbstgefälligkeit über das Arbeitsergebnis. Sie reden viel, ohne etwas zu sagen. Hinzu kommen individuelle emotionale Befindlichkeiten. Sach- und Beziehungsebene werden vermischt.

 

Der dritte Einflussfaktor ist die Gesprächskultur im Team. Sind in Meetings keine Kommunikationsregeln vereinbart, kann sich das auch negativ auf den Erfolg der Sitzung auswirken. Durch „Ja-aber-Diskussionen“ werden Konfliktlinien aufgebaut, die sich schwer ausräumen lassen. Werden Einzelaspekte in großer Detailtiefe diskutiert, verlängert sich die Sitzungsdauer nur weiter. Ganz abgesehen davon, dass es für die wenigsten Teilnehmer relevant ist.

 

Das Meeting auf den Punkt bringen

Viele Teilnehmer merken, wenn das Meeting aus dem Ruder läuft. Aber die Wenigsten fühlen sich berufen einzuschreiten oder sehen eine Möglichkeit dies zu tun. Erst recht, wenn der Einwand den eigenen Vorgesetzten trifft. Die Herausforderung liegt also darin, bestimmt aber freundlich die schwierige Situation anzusprechen, ohne die anderen Teilnehmenden zu verstimmen oder zu verärgern.

 

Machen Sie es wie Columbo

Mit einer Stop-Frage können Sie „ausufernde“ Meetings in eine zielführende Richtung bringen. Nehmen Sie dazu einfach die Rolle von Inspektor Columbo ein, der weltberühmt wurde mit seinem beiläufigen Satz: „… ich hätte da noch eine Frage.“ Vielredner und Selbstdarsteller können Sie mit einer vergleichbaren Technik wirkungsvoll unterbrechen. Stellen Sie im interessierten, aber keineswegs ironischen Tonfall eine dieser folgenden Fragen:

  • Wo stehen wir im Hinblick auf die ursprüngliche Problemstellung?
  • Ich verstehe nicht ganz, worauf Sie hinaus wollen…?
  • Gehört das noch zu unserer Zielstellung?
  • Worum geht es Ihnen in Ihren Ausführungen?
  • Ich habe Schwierigkeiten, Ihnen zu folgen…
  • Welche Ergebnisse können wir zu diesem Zeitpunkt festhalten?
  • Arbeiten wir jetzt noch an der eigentlichen Sache?
  • Was müssen wir jetzt tun, um zu einem Ergebnis zu kommen?
  • Wie würde ein Unbeteiligter unser Meeting wahrnehmen?
  • Können wir unsere Ergebnisse einmal zusammenfassen?
  • Wie meinen Sie das?
  • Wie soll ich Ihre Ausführungen interpretieren – gerade in Bezug auf das Gesprächsziel?
  • Was genau ist Ihr Anliegen?
  • Im Hinblick auf die fortgeschrittene Zeit sollten wir zu einem Fazit kommen.
  • Wann wäre dieses Meeting für alle Beteiligten ein Erfolg?
  • Sind wir im Hinblick auf die für das Meeting angesetzte Zeit noch auf Kurs?
  • Wie sind Ihre Ausführungen sachlich begründet?
  • Was sind die Folgen, wenn wir uns heute ergebnislos vertagen?
  • Wann wäre Ihnen geholfen?

 

Erproben Sie diese Technik bei Ihrem nächsten Meeting. Sie werden nach den ersten Versuchen feststellen, dass diese Form des „Einredens“ Ihre Gesprächspartner nach und nach in die Disziplin nimmt. Es kann sein, dass Sie mit einer solchen Intervention zunächst ihre Gesprächspartner irritieren. Nach einer kurzen Übergangszeit werden sich aber alle an ihre Form der zielführenden Fragestellungen gewöhnt haben. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

 

Michael Steffens, Trainer im Auftrag des imeDer Autor: Michael Steffens (Koblenz), Diplom-Pädagoge, seit 1988 Verhaltenstrainer, Berater und Coach in den Schwerpunkten Verkauf & kundenorientiertes Verhalten sowie Führungskräfte- und Teamentwicklung.

 

Für das ime ist er als Trainer in Inhouse-Projekten u.a. in den Bereichen Kommunikation & Kundenorientierung im Einsatz. Sie wollen Michael Steffens für ein individuelles Inhouse-Training kennenlernen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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