Vorstellen im neuen Team: Wie Sie gleich zum Beginn eines Meetings auf den Punkt kommen

Die erste Minute einer Vorstellungsrunde entscheidet darüber, wie Sie danach gesehen werden. ime-Trainerin Karin Volbracht beschreibt, wie Sie mit einem kraftvollen Statement von Beginn an punkten können.

Das neue Projektteam trifft sich zum ersten Mal. Ein paar Leute kennen sich schon. Der Chef ist auch dabei und meint, jetzt sollten sich doch alle bitteschön kurz vorstellen. Und los geht es mit der Tristesse:

Die junge Kollegin stellt sich dem Projektteam vor.Ich bin die Mina Frölich. Frölich wie traurig, nur ohne ‚h’. Ich habe BWL in Hamburg studiert, danach habe ich meinen Master in Barcelona gemacht, das war toll. Dann war ich bei unserer Firma zuerst als Junior Sales Manager in der Abteilung International Sales tätig. Dann war ich zwei Jahre stellvertretende Standortleiterin in Madrid. Jetzt kümmere ich mich als Key Accounterin vor allem um Kunden in Südeuropa.

Okay, abgehakt. Mina Frölich entspannt sich. Dann kommt der nächste dran.

Erfahrener Kollege stellt sich dem Team vor.Guten Tag zusammen, hallo allerseits. Ich bin Franz Moser. Ich freue mich übrigens total, dass ich dabei sein kann, weil ich war länger krank, wie vielleicht einige wissen. Ich leite hier seit 14 Jahren die IT. Gelernt habe ich übrigens zuerst Einzelhandelskaufmann, in die IT bin ich erst später gerutscht und hab mich da entfalten können. Ich wohne mit meiner lieben Frau und 3 Kindern in der Vorstadt.

Und so weiter…

Ein Ausweg aus der „Hallo-ich-bin-irgendwie-auch-dabei“-Trostlosigkeit

Lösen solche „Vorstellungsrunden“ bei Ihnen auch Fluchtreflexe aus? Nur die wenigsten Menschen nutzen die Chance und bringen sich gleich zu Beginn eines Meetings ins Gespräch. Dabei kann es so einfach sein, sich kurz und knackig vorzustellen und als Person im Gedächtnis zu bleiben. Einen wunderbaren Ausweg aus der „Hallo-ich-bin-irgendwie-auch-dabei“-Trostlosigkeit bietet der „Golden Circle“.

„Start With Why“ heißt ein Buch von Simon Sinek. Der Autor argumentiert, dass Menschen dazu neigen, über das „WAS?“ zu sprechen. Da kennen Sie sich aus. Das gibt ihnen Sicherheit. Aber so verlieren sie sich schnell in Details und kommen danach vielleicht auf das „WIE?“ – auf eine grundlegende Haltung oder Prinzipien. Aber den Kern der Sache lassen sie weg. Das ist das „WARUM?“ oder wie ich es besser finde, das „WOFÜR?“. Sinek empfiehlt, die Informationen von innen nach außen aufzuzählen, anstatt sich langsam vom Rand bis in die Mitte vorzuarbeiten. Also starten Sie mit dem „WOFÜR.“ Und lassen Sie den Rest erstmal weg. Daran kann sich ohnehin niemand erinnern.

Wofür stehen Sie? Was ist Ihnen wichtig?

Das bedeutet für eine Vorstellungsrunde, dass Sie vorher darüber nachdenken, wie Sie einen der folgenden Sätze selbstbewusst und kraftvoll mit einer Antwort auf die Frage nach Sinn und Nutzen ihrer Arbeit beenden:

  • Ich bin hier verantwortlich für…
  • Ich richte meinen Blick auf…
  • Ich stelle sicher, dass…
  • Mir liegt am Herzen, dass…
  • Ich bin verantwortlich für…
  • Ich kümmere mich um…

Wofür? Wie? Was? So stellen Sie sich nach dem Golden-Circle-Modell vor.

In dieser Form könnten die Statements von Frau Frölich und Herrn Moser so ausfallen:

Ich bin Mina Fröhlich.
Wofür? Ich habe als Key-Accounterin den Blick fest darauf gerichtet, dass das mit unseren Kunden in Südeuropa gut funktioniert.
Wie? Ich kenne den Markt gut und habe in den letzten Jahren mehrere Jahre in Spanien gearbeitet.
Was? Das können Sie sich sparen…

Herr Moser könnte zum Beispiel sagen:

Wofür? Ich stelle seit 14 Jahren sicher, dass die IT in diesem Haus einwandfrei funktioniert und alle gut arbeiten können.
Wie? Dabei bin ich glücklicher Überzeugungstäter und bringe als Leiter der Abteilung auch kaufmännische Erfahrung in unseren Bereich ein. Das hilft manchmal sehr.

Und was sagen Sie, wenn es darauf ankommt?

Weitere Methoden wie Sie kurz und knackig formulieren, trainieren Sie in unserem Seminar Auf den Punkt gebracht

Die Autorin:

Karin Volbracht, Trainerin im Auftrag des imeKarin Zintz-Volbracht, diplomierte Politologin und Psychologin, hat langjährige Leitungs- und Teamerfahrung als Journalistin – u.a. bei der Deutschen Presse-Agentur dpa. Sie lebt in Hamburg und arbeitet als Trainerin und Coach u. a. für das ime. Sie befasst sich intensiv mit Haltung und Verhalten von Führenden und liebt außer guten Fragen auch das weite Feld der internen und externen Kommunikation. In Seminaren wie Auf den Punkt gebracht und Coachings arbeitet Sie mit den Teilnehmern an starken Texten und wirksamen Präsentationen.

Herausforderungen des Projektmanagements erkennen, bevor sie auftreten

Projektmanagement praxisnah, nachhaltig und spielerisch vermitteln? Welche Option wir für diese Personalentwicklungsmaßnahme gewählt haben, beschreibt unser Trainer Stephan Labrenz in einem Praxisbericht.

Wie wir mit einer Projektsimulation für unseren Kunden „Zukunft ERDGAS GmbH“ Theorie und Praxis erfahrbar machen

Als wir die Anfrage des Kunden „Zukunft ERDGAS GmbH“ für ein eintägiges Projektmanagement-Training erhielten, schlug ich dem Kundenberater vor, die Lerninhalte in Form einer Übungssimulation zu vermitteln. Die Idee dazu ist aus der Anforderung des Kunden entstanden, Mitarbeiter verschiedener Aufgabenbereiche mit den grundlegenden Arbeitsmethoden effektiver und effizienter Projektarbeit vertraut zu machen: „Für unser Teamevent wollten wir gern etwas anderes und ungewöhnliches probieren. Wir wollten Theorie und Praxis spielerisch verbinden und die Idee von „Wasser marsch!“ sprach uns an“, so Dr. Timm Kehler, Vorstand der Zukunft ERDGAS GmbH, über die Erwartungen an die Übungssimulation. Gleichzeitig sollte die Schulung zur Teambildung beitragen und nur wenig Theorieinput beinhalten. Eine Trainingssimulation stellt dafür eine erstklassige Methode dar, weil sie ein aktives, anregendes und nachhaltiges Lernen verspricht, das durch seinen Wettbewerbscharakter auch noch Spaß macht.

Praktisch und selbstständig erleben, wie Projekte organisiert, entschieden und verantwortet werden

In Absprache mit dem Kunden und unserem Inhouse-Berater griff ich auf die bewährte eintägige Simulationsübung „Wasser Marsch!“ für die 16 Mitarbeiter des Berliner Unternehmens zurück. In dem von mir geplanten und durchgeführten Training bildeten die Teilnehmer Projektteams von bis zu 8 Personen. Ziel jeder Projektgruppe war es, gemeinsam ein möglichst effektives und effizientes Brandbekämpfungssystem zu planen, zu bauen und zu testen. Mithilfe von klassischen Projektmanagementmethoden wurden diese Projektphasen begleitet und ausgewertet.

Der Clou hierbei: Am Ende des Tages sollten beide Teams aus einem Pool von zur Verfügung gestellten Baumaterialien ein real funktionierendes Löschsystem bereitstellen, welches im Rahmen einer Abnahme getestet und nach einem Punkteschema bewertet wurde. Der Befehl „Wasser Marsch!“ durfte hier also wortwörtlich genommen werden. Das hieß für alle Beteiligten: raus aus der theoretischen Komfortzone und rein ins Projektieren, Ausprobieren und unter Zeitdruck kundenorientierte Ergebnisse liefern.

Projektmanagement erleben, statt nur in der Theorie kennenzulernen

Die ersten Herausforderungen ließen nicht lange auf sich warten. Denn aus einem zunächst unübersichtlichen Mix an Schläuchen, Stäben, Ventilen und Werkzeugen sollte von den Teilnehmern Stück für Stück ein funktionales System zur Brandbekämpfung entwickelt werden. Eine erste Aufgabe war es, jedes Mitglied nach seinen persönlichen Fähigkeiten in die Projektarbeit einzubinden. Handwerklich Geschickte übernahmen bautechnische Aufgaben während sich Andere auf organisatorische Teamrollen konzentrierten, wie die des Projektleiters oder des Materialverwalters. Arbeitsaufträge mussten abgesprochen, verteilt und koordiniert werden, denn Zeit und Kosten waren begrenzt und die Kundenanforderungen umso höher.Inhouse Training zur praktischen Einführung in das Projektmanagement

Hier zeigten sich die Vorteile des praxisnahen Trainings. Herausforderungen, Hindernisse oder Konflikte, die in realen Projekten vorkommen, werden in der Projektsimulation erlebbar. Wem bei der Planung Fehler unterlaufen oder wer in der Durchführungsphase wenig zwischenmenschliches Fingerspitzengefühl beweist, dem droht im weiteren Projektverlauf ein böses Erwachen. Denn spätestens bei der Projektabnahme zeigt sich, ob die definierten Leistungsanforderungen des Auftraggebers erfüllt werden. Als Trainer hatte ich die Aufgabe, die einzelnen Arbeitsphasen zu moderieren, theoretisch zu unterfüttern und gemeinsam mit den Teilnehmern auszuwerten. Die gesammelten Erfahrungen wurden reflektiert, um daraus neue Erkenntnisse für die Durchführung zukünftiger Projekte zu gewinnen.

Simulationen im Mix der betrieblichen Personalentwicklung

Die Weiterentwicklung von Handlungskompetenzen durch realitätsnahe Trainingssettings ist ein ungebrochener Trend in der betrieblichen Personalentwicklung. Simulationen wie „Wasser Marsch!“ bilden genau dies ab. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, ihr theoretisches Wissen in einem praxisnahen Projektkontext anzuwenden und gleichzeitig ihre Teamfähigkeit zu beweisen. Das erzeugt bei den Teilnehmern authentische Erkenntnisse, die aus dem tatsächlichen Erleben heraus entstehen und nicht nur durch das isolierte Wissen. „Am Training hat uns insbesondere die ‚Hands-On‘ Atmosphäre gefallen. Der Workshop war eine gute Team-Building Maßnahme, die nicht nur Spaß gemacht hat, sondern auch Mitarbeitern verschiedener Arbeitsbereiche anspruchsvolle Theorie des Projektmanagements vermittelt hat“, so Kehler abschließend.

Sind Sie auch an einer nachhaltigen, wirksamen und motivierenden Trainingslösung interessiert? Sprechen Sie mich gern an.

Stephan Labrenz, Psychologe (M.Sc.), Trainer und Berater des ime ist seit 2016 Teil unseres Teams. Seine Trainingsschwerpunkte liegen im Projektmanagement, sowie der Team- und Persönlichkeitsentwicklung.

Online-Meetings: Chancen und Hürden für dezentrale Teams

Webkonferenzlösungen stellen eine überzeugende Alternative zu Telefonkonferenzen oder Präsenzmeetings dar. Wir setzen Adobe Connect als Webmeeting-Tool und Lernmedium in unseren Blended Learning Konzepten ein und haben schon einige Erfahrungen mit Online-Meetings gemacht. Ich fasse einmal zusammen, wo wir Hürden und Chancen für eine erfolgreiche Online-Besprechung sehen.

 

Welche Hürden zuerst übersprungen werden müssen

Online-Sitzungen finden in einem virtuellen Raum statt, in den sich die Teilnehmer einwählen. Bild und Ton werden digital über Mikro und Webcam übertragen.

 

Technische Herausforderungen meistern.

Wir empfehlen unbedingt ein Headset mit Mikro zu benutzen, denn nur so kann die Tonspur in einer ausreichenden Qualität übertragen werden. Auch wird mit der Headset-Lösung gleich das Problem der Rückkopplung gelöst. Nichts stört mehr, als wenn die Tonausgabe gleich wieder vom Mikro aufgenommen und bei den anderen Teilnehmern ausgespielt wird. Im Einzelfall kann es vorkommen, dass Einstellungen am Betriebssystem überprüft oder Headset, Webcam und Mikrophon für die Benutzung konfiguriert werden müssen. Der ein oder andere Teilnehmer benötigt dabei vielleicht im Vorfeld Unterstützung. Auch der Umgang mit der Software ist nicht immer selbsterklärend. Übung macht aber auch hier den Meister.

 

Spielregeln festlegen.

Um Gesprächssituationen richtig einschätzen zu können, sind wir auf Signale wie Mimik oder Körpersprache angewiesen. In einer virtuellen Sitzung werden manche Informationen aber nur bruchstückhaft übermittelt. Deshalb sollten die Teilnehmer sich schon vor Beginn darauf einigen, die Webcam zu benutzen. Durch die visuelle Unterstützung der Online-Meetings können sich die Teilnehmer ein besseres Bild von den Gesprächspartnern machen. Bis zu einem gewissen Grad können so Kommunikationsbarrieren überwunden werden.

 

Damit sich Diskussionen leichter steuern lassen, bieten die Tools technische Hilfsmittel an. Die Teilnehmer zeigen zum Beispiel mit einem „digitalen“ Handzeichen dem Moderator und den anderen Teilnehmern an, dass sie sich thematisch äußern wollen. So lassen sich unangenehme Situationen vermeiden, in denen Teilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen. Gleichzeitig sinkt die Hemmschwelle, an der Diskussion teilzunehmen.

 

Drei Gründe, warum dezentrale Teams nicht auf Online-Meetings verzichten können

Online Meetings sind für dezentrale Teams eine tolle Alternative zu Präsenzmeetings.Online-Meetings stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl verteilter Teams. Sind diese ersten Hürden übersprungen, eröffnen sich gerade für Kollegen, die im Homeoffice arbeiten oder an anderen Unternehmensstandorten beschäftigt sind, ganz neue Formen der Mitwirkung. Eine Teilnahme an Besprechungen ist nun nicht mehr von der örtlichen Präsenz abhängig. Der zeitliche und finanzielle Aufwand durch wegfallende Fahrzeiten wird verringert. Die Terminabsprache wird flexibler und dynamischer. Weil sich die Teilnehmer über Videobild in das Meeting einschalten können, fällt es allen leichter eine emotionale Verbindung zu den „weit entfernten“ Kollegen aufzubauen.

 

Online-Meetings ermöglichen gemeinschaftliche Arbeit. Bei einer Telefonkonferenz steht meist die Arbeitsteilung im Vordergrund. Die Teilnehmer bringen sich auf den neuesten Projektstand, tauschen Arbeitsergebnisse aus und aktualisieren meist im Nachgang die Dokumente. Virtuelle Meetings sind handlungsorientiert, weil verschiedene Medien wie ein klassisches Flipchart, interaktive Whiteboards oder innovative Cloudlösungen eingebunden werden können. Mit diesen Tools können Ideen in Echtzeit generiert, Präsentationen erstellt oder Textdokumente gleichzeitig bearbeitet werden. Wird zum Beispiel ein Flipchart über die Videofunktion an die Teilnehmer übertragen, kann ein gemeinsames Brainstorming durchgeführt werden. Die Livebildübertragung meldet Arbeitsfortschritte sofort zurück, was zu einer größeren Zufriedenheit mit der Teamleistung führt. Alle Meetingteilnehmer können sich gleichberechtigt und vertrauensvoll am Arbeitsprozess beteiligen. Die Akzeptanz der getroffenen Entscheidungen wird erhöht.

 

Online-Sitzungen schaffen demokratischere Entscheidungen. Vorlagen und Dokumente liegen im virtuellen Meetingraum vor und können so von jedem Teilnehmer eingesehen werden. Die Materialien werden gemeinsam gesichtet und bewertet. Online-Meetings bieten eine gute Möglichkeit spontanes Feedback oder längere Stellungnahmen einzuholen. Daraus resultierende Änderungen können sofort eingearbeitet werden, wodurch längere Abstimmungszyklen entfallen und Missverständnisse vermieden werden. Viele Konferenztools haben auch Umfrage- und Abstimmungstools integriert, mit denen sofortige Rückmeldungen auch ohne Tonübertragung möglich sind.