Ein effektives Risiko- und Claim Management gehört heute zum Standard eines guten Projektmanagements, wenn es etwa um technische Projekte, IT-Vorhaben oder auch Projekte im Bausektor geht.
Ihr Projekterfolg ist immer dann in Gefahr, wenn Risikoereignisse tatsächlich eintreten. Zeitverzug, zusätzlicher Aufwand, unerwartete Mehrbelastungen, das Risikoregister eines Projektes kann einem Projektleiter schnell den Eindruck und das Gefühl vermitteln, von der Leitung eines offensichtlich risikobehafteten Vorhabens lieber „die Finger zu lassen“. Zahlreiche Projektrisiken können am Ende zu möglichen bzw. drohenden „Claims“ führen.
Als Claim wird eine berechtigte oder unberechtigte Forderung bzw. Nachforderung bezeichnet. Die Prüfung der Forderungsansprüche macht Claims zum Schreckgespenst für den Projektleiter. Denn oft versteckt sich dahinter die Absicht des Kunden, mehr oder etwas anderes als „eigentlich“ vereinbart wurde, zu erreichen. Dies geschieht manchmal auch nur aus einem einzigen Motiv heraus: Der Kunde des Projektes will eine gute Verhandlungsposition für sich herausarbeiten und am Ende … Kosten sparen!
Was macht ein wirksames Risiko- und Claim Management aus?
Mit welchen konkreten Handlungsoptionen bleibt der Projektleiter in „time – cost – quality“ in der Erfolgsspur?
Lernen aus vorherigen Projekten! Oft lästig, selten eine beliebte Veranstaltung, aber besonders wirkungsvoll. Führen Sie zum Ende Ihres Projektes ein Review im Kreis Ihres Projektteams durch und identifizieren Sie konkrete Lernwerte für Ihr nächstes Projekt. Wo gab es schwierige Abstimmungen? Wo haben sich Anforderungen als unklar gezeigt? In welchen Phasen musste Mehraufwand geleistet werden? Und nicht zuletzt: Was lief richtig gut?- Das Projekt vor dem Start analysieren! Investieren Sie in eine Vorstudie und reduzieren Sie Ihr Risikopotenzial. Gerät Ihr Projekt in schwieriges Fahrwasser, so mag sich das überraschend anfühlen. Wenn Sie schon frühzeitig eine Risikoanalyse durchführen, bevor Sie ein Projekt als Projektleiter übernehmen bzw. bevor Sie den Projektauftrag verhandeln, können Sie dieser Gefahr aber entgehen. Machen Sie konkrete projektbezogene Bedrohungen zum Bestandteil des Projektauftrages, um sich gegen Misserfolg abzusichern.
- Risiko Management ist kaufmännische Führung! Ganz gleich, welche Risiken eintreffen, meistens kosten Sie Zeit und Mehraufwand oder führen dazu, dass einzelne Anforderungen nicht darstellbar sind. Am Ende eines Projektes wird abgerechnet, und zwar in Euro. Viel zu selten bezieht sich die Frage, „Wie läuft denn Ihr Projekt?“, auf Termine und Kundenzufriedenheit. Denn Interesse werfen meist die Kennzahlen zum Budget und der Rendite auf. Wer seine Risiken kennt, kann negative Einflüsse auf das Projektergebnis ins Budget kalkulieren und im Ernstfall frühzeitig kommunizieren. So gewinnt man als Projektleiter Sicherheit.
- Aktives Claim Management erleichtert das Projektgeschäft! Nachforderungen in Projekten bergen ein hohes Konfliktpotenzial. Als kluger Projektleiter wissen Sie darum und sehen den Claims in Ihren Projekten souverän entgegen. Aus der Risikoanalyse wissen Sie, was auf Sie zukommen kann und pflegen entsprechend Ihre Kundenbeziehung. Bereiten Sie Ihre Kunden auf mögliche Rückschläge vor. So geraten Sie nicht mehr in Zugzwang, auf scheinbar überraschende Claims in kürzester Zeit – und zu hohen Kosten – reagieren zu müssen. Warten Sie nicht auf Mitteilungen Ihres Kunden, sondern pflegen Sie eine aktive Kommunikation. Das schafft Vertrauen in Ihre Verlässlichkeit und Sie können mögliche Nachforderungen so früh erkennen, dass Sie dem formalen Streit zuvorkommen und einvernehmliche Lösungen finden.
Projekttagebücher schaffen Sicherheit! Aus großen Bauprojekten kennt man aus früheren Zeiten das sogenannte Bautagebuch, in dem alle Absprachen, Ereignisse und Zwischenergebnisse chronologisch notiert werden. Mündliche Absprachen gehören zum täglichen Projektleben dazu, das weiß jeder Praktiker. Notieren Sie alle Abstimmungsgespräche mit Datum und Uhrzeit und fassen Sie wichtige Ergebnisse in eine zeitnah verfasste kurze schriftliche Nachricht an Ihren Gesprächspartner zusammen; mit Hilfe der heutigen Kommunikationsinstrumente ein sehr überschaubarer Aufwand. Projekte lassen sich auf diese Weise auch über eine längere Projektlaufzeit à jour halten. Für mögliche Change Requests oder Nachträge schaffen Sie sich dadurch eine wertvolle und zugleich werthaltige Grundlage.
Ergänzen Sie Ihren Projektmanagement-Werkzeugkoffer um praxisgerechte Instrumente des Risiko und Claim Managements und erhöhen so Ihre Chancen auf nachhaltigen Projekterfolg.
Der Autor:
Klaus Knechten, Diplom-Kaufmann, langjähriger Geschäftsführer eines Unternehmens der Baustoffindustrie und heute Inhaber und Geschäftsführer der S3 Managementberatung ist seit 1994 Trainer, Berater und Experte im Projekt- und Prozessmanagement, der Organisationsentwicklung sowie Führung. Sein Praxisschwerpunkt liegt in technisch komplexen Projekten und der nachhaltige Sanierung von Krisenprojekten sowie das Coaching von Projekt Managern für die „echte“ Projektpraxis. Er bietet die Seminare Strategisches Prozessmanagement, Operatives Prozessmanagement, Risiko-, Claim- und Krisenmanagement sowie Betriebswirtschaftliche Projektführung an. Die privaten A-Projekte sind seine Familie, Reisen in die Provence und das Tanzen, besonders auf Tanzbällen zu guter Big Band Musik.
Männer, die sich Zeit für ihre Familie nehmen und bspw. Elternzeit wahrnehmen, werden öffentlich für Ihre Einstellung gelobt. Hinter vorgehaltener Hand spricht man gern von „Hausmännern“, raunt sich verschwörerisch zu, dass in der Partnerschaft wohl jemand anderes die „Hosen anhabe“ oder noch schlimmer, spricht Vätern die Kompetenz der Kinderbetreuung ab. Ich kenne einige Beispiele, in denen Vätern nach ihrer Elternzeit der Wiedereinstieg in das Berufsleben durch Mobbing schwer gemacht wurde. Noch nie habe ich von Frauen gehört, die wegen ihres Mutterschaftsurlaubes oder der Inanspruchnahme der Elternzeit schräg angesehen worden.