Man muss auch mal „Nein“ sagen können.

Leiden Sie auch häufig darunter, dass Sie im Team als Rettungsring für überforderte Kollegen herhalten müssen? Viele Teamassistenten beklagen, dass sie ungeliebte Tätigkeiten, die Kollegen nicht so gerne machen, auf ihren Schreibtisch gelegt bekommen. Die Gründe dafür sind von Fall zu Fall verschieden. Ständig werde man um Rat gefragt, müsse das Telefon übernehmen für Kollegen, die in Meetings sitzen und zusätzliche Aufgaben erledigen, weil die Kollegen keine Prioritäten setzen. Ein konzentriertes, zielorientiertes Arbeiten sei so in vielen Fällen unmöglich. Spötter sprechen deshalb auch gern vom Akronym für Team: „Toll, ein anderer macht´s“. Ein Zustand, der Ihnen bekannt vorkommt?

Als Teamassistenz unterstützen Sie die Arbeit verschiedener Kolleginnen und Kollegen, sind aber selbstverständlich für eigene Aufgabenbereiche verantwortlich. Wenn Teammitglieder Aufgaben an Sie delegieren, für die Sie aber „eigentlich“ nicht zuständig sind, ist der Konflikt zum Greifen nah.

Wenn es noch keine Regeln für die Zusammenarbeit gibt

Im Grunde haben Sie als Teamassistenz nur zwei Möglichkeiten. Entweder Sie lehnen den Arbeitsauftrag ab oder übernehmen vorerst die Ihnen angetragene Aufgabe. Mit der richtigen Strategie können Sie „Nein“ sagen und Ihren Standpunkt klarmachen, ohne die andere Person zu brüskieren.

Eine zweite Option ist es, die Aufgabe erst einmal zu machen. Weisen Sie aber unbedingt darauf hin, dass Sie für zukünftige Fälle vorsorgen werden: „Ich mache das jetzt ausnahmsweise für Sie, werde aber klären, wie es zukünftig zu handhaben ist…“

Damit Sie sich wieder voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren können, sollten Sie gemeinsam Spielregeln für die Teamarbeit aufstellen. Diese Tipps können Ihnen dabei helfen…

So gestalten Sie die Spielregeln für die Teamarbeit

Problembewusstsein schaffen: Wer ist hier eigentlich betroffen?

Für Ihre Kollegen ist es völlig normal, bestimmte Aufgaben an Sie zu übergeben. Sie sind doch schließlich die Teamassistenz. Nicht alles, was Sie als unangebrachte Aufgabenüberwältigung empfinden, wird auch von Ihren Kollegen so gesehen. Wenn Sie die Initiative ergreifen und Regeln für die Zusammenarbeit erstellen wollen, könnte das manchen Kollegen unter Druck setzen, verärgern oder hemmen. Um Ihr Anliegen deutlich zu machen, können Sie doch einmal in einer Teamsitzung ein Brainstorming mit der Kopfstandmethode durchführen. Stellen Sie das Problem auf den Kopf und sammeln Sie alle Vorschläge: Wie schaffen wir es, unsere Teamassistenz in ihrer Arbeit zu behindern? Wie demotivieren wir den Kollegen/die Kollegin? Dieser Ansatz aus der Kreativitätstechnik macht Spaß, schafft eine lockere Atmosphäre und führt trotzdem zum Ziel.

Sorgen Sie für Transparenz: Wer ist für welche Aufgaben und Bereiche zuständig?

Oft geht aus der Tätigkeitsbeschreibung nicht genau hervor, welche Arbeiten Sie oder die Kollegen übernehmen. Ein gemeinsamer Austausch über die Aufgabenverteilung und eine genaue Beschreibung der Zuständigkeiten macht die Teamarbeit transparent. Die entstehenden „Spielregeln“ sind auf jeden Fall schriftlich festzuhalten und so zu platzieren, dass sie für jeden einsehbar sind. Trotz digitaler Tools hat es sich bewährt, diese auszudrucken und in das Teambüro zu hängen. Damit haben die Regeln einen festen Platz und sind immer sichtbar. Niemand kann sich rausreden, dass er die Regeln nicht kenne oder nicht einsehen könne.

Ausnahmen definieren: Wenn …, dann …!

Wenn Sie nur in „Ausnahmefällen“ oder bei „Notfällen“ aushelfen sollen, definieren Sie diesen Fall X genau. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie den gesetzten Rahmen Ihrer Arbeit verlassen. Auch hier gilt: Vereinbarungen schriftlich festhalten. Nur weil der Kollege nicht in der Lage ist, Prioritäten zu setzen, heißt das nicht, dass er Sie für seine Zwecke einspannen darf.

Eigenverantwortung stärken:

Jedes Teammitglied ist verpflichtet, eigenverantwortlich zu handeln. Alle Kollegen achten darauf, dass sie in ihrem Arbeitsbereich Prioritäten setzen, Fristen einhalten und die gesetzten Ziele erreichen. Die Regeln für das gemeinsame Arbeiten sind klar und deutlich definiert. Eigentlich sollte es damit nicht mehr vorkommen, dass Teamassistenten mit Arbeitsaufträgen anderer Kollegen überfrachtet werden. Allerdings ist nicht erst seit Kurt Levin bekannt, dass sich Veränderungsprozesse langsam durchsetzen. Werden die Regeln nicht beachtet, liegt es an jedem Einzelnen die Durchsetzung der getroffenen Vereinbarungen ins Teambewusstsein zu rücken.

Fazit

Setzen Sie Grenzen und legen Sie Spielregeln für die Aufgabenübertragung fest. Sagen Sie respektvoll aber bestimmt „Nein“, wenn Sie für die Aufgabe keine Ressourcen frei haben. Machen Sie ihr Problem vor den Kollegen deutlich. Zeigen Sie, welche Aufgaben Sie erfüllen und was nicht zu Ihrem Arbeitsfeld gehört. Definieren Sie Umfang und Bedingungen von Ausnahmen. Betonen Sie die Eigenverantwortung der Kollegen. Wenn Sie diese Tipps beachten, legen Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Welche Erfahrungen haben Sie im Büro gemacht? Wie ist die Zusammenarbeit in Ihrem Team geregelt? Wir freuen uns über Ihre Kommentare.

Die Autorin:

Gabriele Krischel ist Trainerin und Coach für Büroorganisation, Geschäftskorrespondenz und Zeitmanagement. Für das ime führt Sie die Seminare Geschäftskorrespondenz – modern und professionell sowie Professionelle Teamassistenz durch. In ihrer Freizeit treibt sie gern Sport, ist leidenschaftliche Weltenbummlerin und zeichnet.

Fotos: Adiano – Fotolia