Meetings effizient gestalten – So kommen Sie in Meetings auf den Punkt

Meetings sind Zeitfresser und Geldvernichtungsmaschinen. Diesen Eindruck kann man gewinnen, wenn man diversen Studien glauben darf. Sollen Unternehmen ihre Konsequenzen ziehen und ganz auf Meetings verzichten? Oder ist es nicht viel sinnvoller, Meetings so zu gestalten, dass sie die Kooperation und Prozesse im Unternehmen verbessern? Unser Gastautor Michael Steffens hat dazu eine klare Meinung.

Meetings ohne Ergebnis vernichten Werte!

Viel Zeit geht in Meetings dadurch verloren, dass Gesprächsbeiträge nicht auf den Punkt gebracht werden. Oft verlieren die Teilnehmenden das Meetingziel aus den Augen. Sie umkreisen das Thema wie Satelliten die Erdumlaufbahn. Da kann es schon einmal vorkommen, dass man sich fragt, was das Ganze gebracht hat. Und im schlimmsten Fall schleicht sich der Gedanke ein, dass die Zeit am Schreibtisch produktiver gewesen wäre! Meetings ohne Ergebnisse nerven. Sie kosten wertvolle Arbeitszeit, stören den Arbeitsprozess und nutzen nur dem, der gerade nichts Besseres zu tun hat. Ergebnislose Meetings vernichten Werte.

Die Ursachen für ergebnislose Meetings sind vielfältig

Nach meiner Erfahrung sind die Ursachen für ergebnislose Meetings in drei entscheidenden Aspekten zu suchen. Oft ist in der Organisation des Meetings das Scheitern schon angelegt. Werden die Gesprächsteilnehmer nicht richtig auf das Meeting vorbereitet, bleiben Themen und Zielsetzung unklar. Dann ist es nur folgerichtig, dass die Teilnehmer während des Meetings Sinn und Zweck des Gesprächsgegenstandes hinterfragen und das eigentliche Thema „aufbohren“.

Eine weitere Quelle des Meeting-Desasters liegt in der Persönlichkeit der teilnehmenden Personen. Es gibt Menschen, die solche Arbeitstreffen nutzen, um sich zu profilieren. Sie stellen ihren Geltungsdrang und die eigene Selbstgefälligkeit über das Arbeitsergebnis. Sie reden viel, ohne etwas zu sagen. Hinzu kommen individuelle emotionale Befindlichkeiten. Sach- und Beziehungsebene werden vermischt.

Der dritte Einflussfaktor ist die Gesprächskultur im Team. Sind in Meetings keine Kommunikationsregeln vereinbart, kann sich das auch negativ auf den Erfolg der Sitzung auswirken. Durch „Ja-aber-Diskussionen“ werden Konfliktlinien aufgebaut, die sich schwer ausräumen lassen. Werden Einzelaspekte in großer Detailtiefe diskutiert, verlängert sich die Sitzungsdauer nur weiter. Ganz abgesehen davon, dass es für die wenigsten Teilnehmer relevant ist.

Das Meeting auf den Punkt bringen

Viele Teilnehmer merken, wenn das Meeting aus dem Ruder läuft. Aber die Wenigsten fühlen sich berufen einzuschreiten oder sehen eine Möglichkeit dies zu tun. Erst recht, wenn der Einwand den eigenen Vorgesetzten trifft. Die Herausforderung liegt also darin, bestimmt aber freundlich die schwierige Situation anzusprechen, ohne die anderen Teilnehmenden zu verstimmen oder zu verärgern.

Machen Sie es wie Columbo

Mit einer Stop-Frage können Sie „ausufernde“ Meetings in eine zielführende Richtung bringen. Nehmen Sie dazu einfach die Rolle von Inspektor Columbo ein, der weltberühmt wurde mit seinem beiläufigen Satz: „… ich hätte da noch eine Frage.“ Vielredner und Selbstdarsteller können Sie mit einer vergleichbaren Technik wirkungsvoll unterbrechen. Stellen Sie im interessierten, aber keineswegs ironischen Tonfall eine dieser folgenden Fragen:

  • Wo stehen wir im Hinblick auf die ursprüngliche Problemstellung?
  • Ich verstehe nicht ganz, worauf Sie hinaus wollen…?
  • Gehört das noch zu unserer Zielstellung?
  • Worum geht es Ihnen in Ihren Ausführungen?
  • Ich habe Schwierigkeiten, Ihnen zu folgen…
  • Welche Ergebnisse können wir zu diesem Zeitpunkt festhalten?
  • Arbeiten wir jetzt noch an der eigentlichen Sache?
  • Was müssen wir jetzt tun, um zu einem Ergebnis zu kommen?
  • Wie würde ein Unbeteiligter unser Meeting wahrnehmen?
  • Können wir unsere Ergebnisse einmal zusammenfassen?
  • Wie meinen Sie das?
  • Wie soll ich Ihre Ausführungen interpretieren – gerade in Bezug auf das Gesprächsziel?
  • Was genau ist Ihr Anliegen?
  • Im Hinblick auf die fortgeschrittene Zeit sollten wir zu einem Fazit kommen.
  • Wann wäre dieses Meeting für alle Beteiligten ein Erfolg?
  • Sind wir im Hinblick auf die für das Meeting angesetzte Zeit noch auf Kurs?
  • Wie sind Ihre Ausführungen sachlich begründet?
  • Was sind die Folgen, wenn wir uns heute ergebnislos vertagen?
  • Wann wäre Ihnen geholfen?

Erproben Sie diese Technik bei Ihrem nächsten Meeting. Sie werden nach den ersten Versuchen feststellen, dass diese Form des „Einredens“ Ihre Gesprächspartner nach und nach in die Disziplin nimmt. Es kann sein, dass Sie mit einer solchen Intervention zunächst ihre Gesprächspartner irritieren. Nach einer kurzen Übergangszeit werden sich aber alle an ihre Form der zielführenden Fragestellungen gewöhnt haben. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei!

Der Autor: Michael Steffens (Koblenz), Diplom-Pädagoge, seit 1988 Verhaltenstrainer, Berater und Coach in den Schwerpunkten Verkauf & kundenorientiertes Verhalten sowie Führungskräfte- und Teamentwicklung.

Für das ime ist er als Trainer in Inhouse-Projekten u.a. in den Bereichen Kommunikation & Kundenorientierung im Einsatz. Sie wollen Michael Steffens für ein individuelles Inhouse-Training kennenlernen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

„Schlagfertigkeit wird auf Körperebene entschieden.“

Ein Interview über weibliche Selbstbehauptung in einer männerdominerten Arbeitswelt

Die Stellung der Frau in der Arbeitswelt wird gerade sehr stark diskutiert. Frauen sind in verantwortlichen Positionen oder bestimmten Bereichen wie Technik und Naturwissenschaften unterrepräsentiert. Frauenquoten sollen helfen. Glauben Sie an den Erfolg?

Oliver Dreber: Frauenquoten sind sicherlich ein Mittel, um bestimmte starre Strukturen aufzubrechen. Es muss aber jedem klar sein, dass es sich dabei um eine Top-Down-Methodik handelt, die alleine nicht nachhaltig wirken kann. Zusätzlich nötig ist ein Bottom-Up-Verfahren, welches maßgeblich von Frauen gestaltet wird.

Wie muss das gestaltet sein?

Ich halte da sehr viel vom Thema Empowerment. Wir brauchen ein weibliches Bewusstsein der Selbstermächtigung. Frauen brauchen Klarheit darüber, dass sie durch ihr Handeln die Unternehmenskultur, Rollenbilder und das Selbstverständnis von Frauen im Unternehmen beeinflussen können. Unabhängig von der Frage des Geschlechts wünsche ich mir aber eine Arbeitswelt, in der bestimmte Positionen und Aufgaben von Personen wahrgenommen werden, die dafür am geeignetsten sind.

Was verstehen Sie unter der Selbstermächtigung der Frau?

Wir müssen aufpassen, dass wir durch unsere öffentlich geführten Diskussionen Frauen nicht in einer Opferrolle festschreiben. Das heißt für mich auch, dass Frauen die Dinge selbst in die Hand nehmen und nicht sagen, die „Anderen“ müssen etwas machen. Ich glaube nicht, dass es richtig ist, wenn Betriebsrat, Geschäftsführung oder Politik etwas anstoßen, damit Frauen sich beruflich erfüllen. Menschen sollten die Verantwortung für ihre persönliche Entwicklung nicht nach außen verlagern.

Können Sie das an einem Beispiel konkretisieren?

Frauen müssen für sich selbst klar definieren, was sie erreichen wollen. Will ich Karriere? Ja oder nein. Will ich Kinder? Ja oder Nein? Will ich beides miteinander kombinieren? Ja oder nein? Diese Fragen müssen gestellt und beantwortet werden. Und dann muss daraus Handeln entstehen.

Das ist wahrscheinlich der schwierige Teil. Konsequent seine Vorstellung umzusetzen und sich nicht von anderen in Zweifel treiben lassen.

Aus meiner Beobachtung heraus, sind Frauen stärker im Denken verhaftet. Sie wägen ab, agieren vorausschauend und sind dabei sehr verkopft. Wenn Männer Ihre Interessen vertreten, kommen ganz andere Verhaltensweisen und Einstellungen zum Vorschein als bei Frauen.

Wie meinen Sie das?

In Politik und Unternehmen zeigt sich oft, dass sich Macht nicht freiwillig teilt. Sie muss genommen werden. Männer arbeiten da sehr viel stärker mit Ihrer Körperlichkeit. Das kann auf Frauen befremdlich wirken.

Haben Sie ein Beispiel?

Das kann schon eine kleine verbale Auseinandersetzung sein, in der die Frau das Gefühl hat, sich für einen Sachverhalt rechtfertigen zu müssen. Bestimmte Männertypen sind da, oft auch unbewusst, etwas grobschlächtig. In so einer Situation hilft die Checkliste mit den einhundert besten Erwiderungen selten.

Sondern?

Schlagfertigkeit wird auf der Körperebene entschieden, das verrät der Begriff schon selbst. Möchte die Frau einen verbalen Angriff erwidern, muss sie zum Schlag fertig sein. Und das nicht nur auf der rhetorischen Ebene.

Welcher Aspekt stellt dabei die größte Herausforderung für Frauen dar?

Bei vielen Frauen wirken Glaubenssätze und Verhaltensmuster, die sie in ihrer Körperlichkeit hemmen. Frauen bringen oft nicht die mentale und körperliche Haltung auf, schlagfertig sein zu wollen.

Und das kann man trainieren?

Ja, in meinen Workshops simulieren wir solche Reizsituationen. Wir identifizieren Antreiber und Hemmer und schauen uns an, wie sie die eigene innere und äußere Haltung beeinflussen. Ein großer Anteil nimmt dabei das körperliche Erfahren ein. Das ist herausfordernd. Aber nur so, können Frauen ein Gespür für eine souveräne Reaktion entwickeln.

Ist es als Mann nicht schwierig diese sensiblen Themen mit Frauen zu bearbeiten?

Es gibt natürlich Vorurteile. Aber wir reden hier über die Frage, wie Frauen sich in männlich-dominierten Arbeitswelten behaupten können. Wer kann das besser beantworten als ein Mann? Und nicht zu vergessen ist, dass es jeder Frau offen steht, dieses Angebot wahrzunehmen oder eben nicht.

Vielen Dank.

Oliver Dreber, Trainer im Auftrag des imeOliver Dreber, Dipl.Oec. und Karate-Lehrer ist Trainer für Selbstbehauptung, Selbstverteidigung und Gewaltprävention. Mit seinem embodiment-Ansatz „Raus aus dem Kopf, rein in den Körper.“ unterstützt er Unternehmen bei der Förderung und Entwicklung insbesondere weiblicher Fach- und Führungskräften. Für das ime bietet er die Workshops „Selbstbehauptung in klassischen Männerdomänen“ und „Führen ohne perfekt zu sein“ an.